METODOLOGIA

  1. Home
  2. METODOLOGIA

JAKA JEST NASZA METODOLOGIA?

Posługujemy się autorskimi narzędziami, wypracowanymi na bazie wieloletniego doświadczenia projektowego i kompetencji zarządzania.

Formę współpracy konsultingowej przede wszystkim realizujemy elastycznie w stosunku do organizacji i ich potrzeb. Przed wdrożeniem proponowanych rozwiązań czy optymalizacją procesów w firmie zawsze przeprowadzamy szczegółową analizę. Dzięki niej możemy dokładnie poznać faktyczny stopień i poziom problemów i wąskich gardeł w ujęciu liczbowym. Wychodzimy z założenia, że z liczbami się nie dyskutuje, i to na ich podstawie warto priorytetyzować kolejność wdrażania rekomendacji. Ponadto na podstawie liczb łatwiej będzie też określić cele podczas wdrażania optymalizacji czy systemu zarządzania. Poniżej przedstawimy zakres prac wchodzących w skład metodologii OPCON.

Faza I – analityczna (Analiza OPCON Systems)

W czasie Analizy badamy firmę w następujących aspektach:

1. Statystycznym

Analizujemy funkcjonowanie firmy w ciągu ostatnich miesięcy celem stworzenia statystycznego obrazu każdego działu w zakresie:
• wzrostów lub spadków wydajności
• zmian wielkości sprzedaży
• zmian w strukturze kosztów
i porównujemy stan obecny do danych historycznych

2. Systemowym

W tym aspekcie analizujemy obecne systemy zarządzania pod kątem czterech filarów systemu Zarządzania przez Cele. Nasi specjaliści w trakcie mapowania obszarów przygotują Mapy Systemu Zarządzania, które obrazować będą systemy zarządzania, jakimi posługują się Państwa menadżerowie podczas realizowania postawionych przed nimi zadań i celów. Celem jest szczegółowe zrozumienie procesów, narzędzi, procedur i dokumentów, jakie menedżerowie waszej firmy stworzyli i wdrożyli na przestrzeni lat. Celem nadrzędnym jest zidentyfikowanie wąskich gardeł, które powodują, że systemy zarządzania w poszczególnych działach nie funkcjonują poprawnie.

3. Operacyjnym

Na tym etapie przeprowadzane są obserwacje efektywności wykorzystania czasu pracy. Badana jest efektywność magazynowania jak również skuteczność prowadzonych spotkań oraz poziom wykorzystania zasobów, normy wydajności oraz efektywności. Badania mają na celu oszacowanie istniejącego potencjału, ocenienie przydatności procedur i mechanizmów kontrolnych monitorujących efektywność i koszty oraz jakość usług.
Nasi specjaliści ocenią system planowania:
• planowanie w poszczególnych działach
• poziom wykorzystania zasobów
• normy wydajności oraz efektywności
• oraz metody przydzielania i kontrolowania pracy

4. Behawioralnym

Przeprowadzamy badanie dotyczące wartości i zdolności menadżerskich (MVS) na różnych poziomach zarządzania (zarząd, dyrektorzy, menadżerowie, kierownicy, brygadziści). Badanie dotyczy analizy wartości, którymi kieruje się kadra zarządzająca w takich aspektach jak:
• zadania,
• ludzie,
• system zarządzania,
• zmiana,
• współpraca,
• zdolności (przywódcze, funkcjonalne i przetrwania).

Przeprowadzone zostanie również badanie HRP (Human Resource Performance), które jest systemowym podejściem do identyfikowania barier utrudniających pracownikom efektywne i satysfakcjonujące wykonywanie pracy.
Efektem Analizy OPCON będzie wskazanie obszarów wymagających interwencji w oszacowaniu ilościowym i statystycznym oraz propozycja harmonogramu wdrożenia naszych rekomendacji.
W tym celu przygotowywany jest dla Państwa Raport zawierający:
1. Wyniki analiz behawioralnych:
o badania barier efektywności pracowników z wykorzystaniem HRP
o badania wartości i umiejętności menadżerskich MVS
2. Wyniki obserwacji na stanowiskach pracy:
o pracowników magazynu
o przełożonych
o kupców
o handlowców
3. Wyniki analiz statystycznych:
o lokacyjna materiałów
o spotkań menadżerskich
o poziom wykorzystania zasobów
o normy wydajności oraz efektywności

5. Finansowym

Przeprowadzamy analizę zasobów finansowych, polityki finansowej i księgowej, przepływów finansowych pod kątem optymalizacji zarządzania tym zasobem i generowania z niej dodatkowej wartości.

Ponadto znajdą się: opisane zmapowane systemy zarządzania, wyniki analiz przyczyn problemów, wyniki analiz ekonomicznych i wskaźnikowych, ocena zasobów oraz potencjału a także rekomendacje dla poszczególnych obszarów organizacji.
Po zakończeniu analizy prezentujemy wyniki naszego audytu wraz z rekomendacjami oraz propozycją wdrożenia z naszej strony.

Jeśli Państwo zaakceptujecie ofertę na wdrożenie rozpoczynamy fazę II.

Faza II – operacyjna (OPCON Efficiency)

Optymalizację procesów łączymy z wdrażaniem systemów zarządzania w wybranych obszarach, działach lub oddziałach/placówkach. Sam proces polega na współpracy konsultantów i pracowników organizacji przy opracowywaniu i wdrażaniu konkretnych rozwiązań systemowych. Rozwiązania będą dotyczyć kluczowych aspektów w zakresie poprawy efektywności organizacji pracy oraz produktywności pracowników.

Podczas tej fazy:

• pomagamy w definiowaniu celów ilościowych i jakościowych i kaskadowaniu ich w dół organizacji
• opracowujemy wskaźniki na poziomie operacyjnym, które będą monitorowane w tzw. Raporcie Menadżerskim
• wraz z właścicielami obszarów projektujemy systemy zarządzania wraz z narzędziami
• równolegle prowadzimy szkolenia wspomagające proces implementacji systemów zarządzania
• monitorujemy kluczowe wskaźniki efektywności
• tworzymy procedury i instrukcje dla każdego obszaru
Postęp prac prezentowany jest na cotygodniowych spotkaniach TW/NW (poprzedni tydzień/bieżący tydzień)

W trakcie pracy nad systemami zarządzania (w poszczególnych jednostkach) skupiamy się na:

• poprawie efektywności zarządzania i umiejętności menedżerskich kadry zarządzającej oraz kadry średniego szczebla, a szczególnie dozoru bezpośredniego,
• zoptymalizowaniu struktury organizacyjnej w celu usprawnienia przepływu informacji oraz zoptymalizowaniu procesów zarządczych,
• wzroście efektywności, czyli lepszemu wykorzystaniu zasobów takich jak maszyny, surowce, energia, czas pracy,
• podniesieniu produktywności,
• poprawie rentowności poprzez obniżenie kosztów operacyjnych,
• poprawie jakości produktu i usług,
Efektem wdrożenia są gotowe systemy zarządzania w poszczególnych obszarach. Otrzymujecie Państwo Podręcznik Systemowy, w którym znajdują się wszystkie narzędzia do zarządzania obszarem, instrukcje wypełniania dokumentów oraz procedury postępowania. Dzięki temu nawet nowa osoba na stanowisku dyrektora czy kierownika podległego obszaru zastanie narzędzia do zarządzania nim.

Faza III – audytowa (OPCON Audit Scan)

W tej fazie naszym celem jest ustabilizowanie i ugruntowanie wdrożonych zmian poprzez audyty kontrolne oraz wspomaganie koordynatorów ze strony Klienta przy wdrażaniu kolejnych rozwiązań, wypracowanych we własnym zakresie przez personel.

Jeśli mają Państwo pytania lub chcieliby poznać ofertę, zapraszamy do kontaktu.